La présente politique vous aidera à comprendre comment le ministère de la Justice du Québec recueille et utilise vos renseignements personnels lorsque vous naviguez sur le site Web du Registre des droits personnels et réels mobiliers (RDPRM) tenu par l’Officier de la publicité des droits personnels et réels mobiliers (l’Officier).

La gestion des renseignements personnels détenus par un organisme public est régie par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1). Un renseignement personnel correspond à tout renseignement qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement de l’identifier.

Notez toutefois que les renseignements publiés au RDPRM ainsi que les documents conservés par l’Officier à des fins de publicité sont des documents publics qui ne sont pas soumis à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Dès que vous accédez au site Web du RDPRM, des fichiers textes, appelés « témoins », sont automatiquement générés et stockés sur votre ordinateur. Les témoins fonctionnels essentiels ne peuvent être désactivés du fait de leur caractère obligatoire et contiennent des renseignements sans lesquels le site ne peut fonctionner correctement. Ce sont, entre autres, la langue utilisée par le navigateur ou le type d’appareil utilisé. Les témoins fonctionnels essentiels peuvent être des témoins de session ou persistants. Les témoins de session sont supprimés lorsque vous fermez votre navigateur alors que les témoins persistants demeureront pour une durée limitée jusqu’à leur date d’expiration.

Dans le cadre de la prestation électronique de services offerts pour inscrire ou consulter un droit au RDPRM, l’Officier peut collecter uniquement les renseignements personnels nécessaires pour assurer le traitement de votre demande, soit votre nom, votre prénom, votre adresse courriel, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre mot de passe ou vos modalités de paiement. Ces renseignements sont nécessaires afin d’obtenir un compte client, de remplir et de transmettre un formulaire ou une réquisition d’inscription. Pour une communication avec l’Officier au moyen du service en ligne, votre nom, votre prénom et votre adresse courriel sont nécessaires. Dans tous les cas, l’Officier s’assure de préserver la confidentialité des renseignements collectés.

L’omission de fournir ces renseignements pourrait empêcher le traitement de votre demande.

Le site Web du RDPRM met à la disposition de ses utilisateurs des liens avec des sites créés par d’autres entreprises ou organismes. Ces liens ne sont offerts que pour la commodité des utilisateurs. Les sites liés sont alors ouverts dans une nouvelle fenêtre. Notez que lorsque vous cliquez sur un lien externe et que vous quittez le site du RDPRM, les renseignements recueillis ne sont plus assujettis à la présente politique de confidentialité, mais à celle du nouveau site visité et la responsabilité de l’Officier ne peut être engagée.

Les renseignements personnels collectés par l’Officier ne sont utilisés que pour atteindre les objectifs énumérés précédemment ou s’il est nécessaire d’assurer votre sécurité.

Ces renseignements ne servent en aucun cas à dresser des profils d’utilisateur et ne sont pas communiqués à des tiers, à moins que la loi ne l’autorise, par exemple à la demande d’un tribunal.

L’Officier prend des mesures de sécurité strictes afin de protéger les renseignements qu’il recueille et les activités qui se déroulent sur son site Web. Par exemple, des mécanismes de chiffrement, des authentifications et des accès sécurisés sont en place afin de préserver la confidentialité des échanges entre le l’utilisateur et l’Officier.

Seul le personnel du RDPRM ayant besoin de vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions peut y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches.

L’utilisateur qui possède un compte-client peut y accéder uniquement au moyen d’un identifiant, d’un mot de passe et, le cas échéant, d'une réponse à une question secrète ou au moyen d’un certificat de signature numérique.

D'ailleurs, vous devez préserver la confidentialité de votre mot de passe ainsi que de vos questions et réponses secrètes. L’Officier ne peut être tenu responsable d’un usage non responsable de ces informations. Dans l’éventualité où leur confidentialité viendrait à être compromise, vous devez en aviser l’Officier le plus rapidement possible afin d’éviter une utilisation frauduleuse de votre identité.

Les renseignements personnels qui circulent par les services électroniques du RDPRM sont sécurisés au moyen du protocole de sécurité TLS (Transport Layer Security) et du progiciel Entrust afin de garantir leur confidentialité. Lors d’un paiement en ligne, l’utilisateur est redirigé vers une plateforme sécurisée.

Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement a été recueilli ou utilisé sont accomplies, l’Officier le détruit conformément aux exigences du calendrier de conservation du ministère de la Justice du Québec.

Tout renseignement personnel ou autrement confidentiel que vous transmettez par courriel, à l’adresse [email protected], n'est pas protégé lors de sa transmission.

L’Officier n’assumera aucune responsabilité quant aux dommages que vous pourriez subir si vous lui transmettez ainsi de tels renseignements.

Cependant, si vous communiquez volontairement ces renseignements par courriel, l’Officier n'utilisera que ceux qui sont nécessaires pour pouvoir donner suite à votre demande.

En vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez toujours avoir accès aux renseignements personnels qui vous concernent, les mettre à jour ou les corriger.

Pour cela, vous pouvez contacter la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels afin de lui acheminer votre demande.

Cependant, si vous détenez un compte client, le site Web du RDPRM vous permet de modifier ou de mettre à jour vous-même les renseignements personnels qu’il contient en accédant à votre compte.

Pour toute question ou commentaire sur la présente politique, ou si vous souhaitez formuler une plainte liée à la façon dont nous traitons vos renseignements, contactez-nous .

La présente politique est entrée en vigueur le 14 octobre 2016 et la plus récente mise à jour a été effectuée le 21 octobre 2024.