Comment utiliser le casier numérique
Qu’est-ce que le casier numérique?
Le casier numérique est un espace réservé qui permet de recevoir, en version électronique, les documents produits par l’Officier de la publicité des droits personnels et réels mobiliers.
Pour choisir ce mode de retour écologique et rapide, il suffit de le sélectionner au moment de remplir les formulaires.
Comment m'assurer du bon fonctionnement du casier numérique?
Avant de choisir le mode de retour « Casier numérique », il importe de vous assurer que votre poste de travail dispose de la configuration recommandée.
Quels documents peuvent être délivrés dans le casier numérique?
Les documents pouvant être délivrés dans le casier numérique sont les suivants :
- état certifié d’une inscription;
- état certifié des droits;
- mémorandum;
- bordereau de présentation / facturation.
Quel est le format de ces documents et leurs caractéristiques?
Ces documents sont délivrés en format PDF et contiennent un sceau électronique. Cette caractéristique permet de confirmer la provenance d’un document et son intégrité, c’est à dire que l'information qu’il contient n'a pas été altérée.
Un état certifié délivré dans le casier numérique d’une personne a la même valeur juridique qu’un état certifié délivré sur support papier. Il conservera cette valeur juridique tant qu’il demeurera en format PDF et qu’il comportera son sceau électronique.
Comment fonctionne le casier numérique?
Les titulaires d’un compte client obtiennent automatiquement un casier numérique. Celui-ci est accessible par l’Accès client et porte le même identifiant que celui du compte.
Les états certifiés sont délivrés dans le casier numérique dès la publication des droits au RDPRM. Ils demeurent disponibles pendant 60 jours, sans limites de téléchargement.
Lorsqu’un document est délivré ou retiré du casier numérique, un avis est expédié à l’adresse de courriel indiquée dans le compte client. Une option est offerte pour permettre de ne pas recevoir ces avis. De plus, il est possible de demander la délivrance des documents dans le casier numérique d’une autre personne.
Quelles sont les particularités du casier numérique d’un organisme?
Les organismes qui ont un compte client obtiennent automatiquement un casier numérique.
Pour permettre un meilleur partage des documents entre les individus travaillant pour l’organisme, il est possible de faire délivrer les documents dans le casier numérique de cet organisme.
Le représentant de l’organisme peut donner le privilège d’accéder au casier numérique de l’organisme à tous les individus liés à ce dernier. Chaque individu peut, à partir des options de son casier numérique, autoriser le représentant de l’organisme à consulter les documents délivrés dans ce casier.
Outre le casier numérique, quelles sont maintenant les méthodes de délivrance des états?
Comme auparavant, les états certifiés peuvent encore être expédiés par courrier. Une version non certifiée peut aussi être acheminée par télécopieur.
Toutefois, la transmission par courriel d’états n’est plus offerte.
Comment peut-on suivre une demande?
Le suivi d’une demande peut se faire à partir de l’option « Suivre mes demandes » de l’Accès client ou directement dans Formulaires RDPRM Web.
Des avis de suivi sont également envoyés à l’adresse de courriel indiquée sur la demande de service générale.
Trois avis peuvent être envoyés par courriel :
- l’avis de réception du formulaire de la demande de service;
- l’avis de refus relatif au formulaire de la demande de service;
- l’avis relatif au statut des droits liés au formulaire de la demande. Ce dernier permet de connaître le moment de publication des droits.
Une option est offerte pour permettre de recevoir seulement l’avis de refus.
